Penser et construire les outils métier de l’aide à domicile au service de l’humain

Mettre la technologie au service de l’humain
Penser et construire  les outils métier de l’aide à domicile au service de l’humain

Chez Alenvi, nous sommes tous mus par une même mission : mettre l’humain au cœur de l’accompagnement des personnes âgées en valorisant le métier d’auxiliaire de vie – ou auxiliaire d’ « envie », car c’est bien l’envie qui les a conduits vers ce métier à l’origine. Chez nous, valorisation rime avec responsabilisation, confiance, transparence, autonomie et collaboration. C’est avec cette vision que nous développons aujourd’hui Compani, une application au service des auxiliaires d’envie pour qu’ils soient acteurs de leur quotidien.

Une vision humaine à inscrire dans la finalité de nos outils métier de l’aide à domicile 

L’objectif de Compani est double. Le premier est de permettre aux auxiliaires d’envie d’être autonomes, de mieux collaborer ensemble, de gérer en équipe de manière rapide et efficace leur planning, de pouvoir échanger facilement les informations sur les bénéficiaires pour qu’en cas de remplacement l’auxiliaire attitré ait toutes les informations nécessaires et assure un accompagnement de qualité. « Avoir tous accès aux mêmes informations ça pose un cadre qui nous responsabilise. » raconte Océane Schnorr, auxiliaire d’envie.

Le second objectif est d’utiliser la puissance de la technologie pour automatiser toutes les tâches fréquentes ou répétitives sur lesquelles l’humain a peu de valeur ajoutée comme la saisie d’un contrat par exemple : une fois que les informations personnelles de l’auxiliaire ou du bénéficiaire sont enregistrées dans Compani, le contrat est automatiquement généré et peut être signé en ligne. En intégrant de telles fonctionnalités dans l’outil, nous permettons aux auxiliaires et aux coachs d’économiser un temps précieux pour qu’ils puissent se focaliser sur le cœur de notre métier : l’humain. 

L’objectif : utiliser la puissance de la technologie pour automatiser toutes les tâches fréquentes ou répétitives sur lesquelles l’humain a peu de valeur ajoutée comme la saisie d’un contrat par exemple.

« Dans notre secteur d’aide à la personne, le recrutement est un enjeu clé qui pose néanmoins de nombreuses difficultés car ces métiers ont été dévalorisés et par conséquent attirent peu. Chez Alenvi, comme partout, le recrutement demande donc d’être le plus réactif possible tant pour trouver rapidement une personne qualifiée et passionnée que pour l’intégrer pleinement dans son équipe et lui permettre d’exercer rapidement auprès des familles qui en ont besoin. Avoir des outils qui nous donnent cette réactivité grâce à la signature à distance du contrat et nous épargnent des démarches administratives longues, répétitives avec peu d’intérêt humainement nous facilite la vie à tous. » témoigne Lucie Guyomarc’h, coach recrutement chez Alenvi.

Une construction collaborative de l’activité d’aide à domicile améliorée en continu pour une approche neutre 

Notre ambition est de créer un outil simple et pertinent qui réponde au mieux aux besoins des auxiliaires. Il est donc primordial pour l’équipe des développeurs de bien comprendre leur quotidien, leur environnement de travail et leurs contraintes. Pour cela, nous assistons à des réunions d’équipes, nous faisons des « vis ma vie » pour voir en direct comment ils utilisent l’outil, identifier des difficultés dans l’application et des fonctionnalités qu’ils ne comprennent pas, n’utilisent pas ou que nous pourrions ajouter.

Notre ambition est de créer un outil simple et pertinent qui réponde au mieux aux besoins des auxiliaires.

« Dans l’ancienne structure où j’ai travaillé, je n’avais pas de relation avec mes collègues donc pas de nécessité de m’organiser avec eux. Je recevais mes interventions par sms ou un appel, la veille pour le lendemain. Maintenant c’est complètement différent ! En faisant nous-même les plannings, on peut anticiper et donc nous organiser. On essaye de les construire au mieux en faisant attention aux écarts d’heures entre nous et l’outil nous aide à comprendre comment y arriver. » Priscillia Boullet, Auxiliaire d’envie 

Ce processus de création et d’amélioration est un processus itératif. Nous proposons des nouveautés régulièrement. Nous les pensons d’abord simples et intuitives. Les coachs et les auxiliaires testent ces fonctionnalités puis nous font des retours. Nous savons ainsi si nous sommes sur la bonne voie ou s’il faut nous réajuster. Nous avons également intégré dans l’outil une fonctionnalité de retours et de suggestions pour que les auxiliaires et les coachs puissent nous proposer d’eux-mêmes des idées nouvelles et des améliorations à apporter à Compani.

Collaboration sur la constitution des plannings en equipe autonome avec l'outil Compani

Grâce à cet outil, les auxiliaires gagnent en autonomie, sont responsabilisés et se sentent valorisés. La technologie et l’innovation nous permettent d’avoir un impact positif sur leur quotidien. Cette volonté d’impact nous pousse à réfléchir, à remettre en question nos idées, notre conception de l’outil : Est-ce que je ne suis pas en train d’introduire un processus de contrôle via l’application qui casse la confiance en place ? Quelle forme de transparence est permise par l’outil ? Est-ce que Compani met bien sur un pied d’égalité les objectifs économiques et les objectifs sociaux de bien-être au travail et de qualité ?

Cette volonté d’impact nous pousse à réfléchir, à remettre en question nos idées, notre conception de l’outil

Pour aider à la construction du planning, on peut par exemple suivre le ratio entre les heures planifiées et les heures dans le contrat pour chaque auxiliaire. D’un point de vue économique, le planning est donc bien équilibré quand les ratios sont proches de 1. Cependant, nous plaçons l’impact social au même niveau que la rentabilité. C’est pourquoi les chargés de planning dans les équipes s’appuient aussi sur des indicateurs complémentaires que nous avons mis en place comme le temps de transport de chaque auxiliaire entre les interventions et le nombre d’intervenants chez une personne âgée.

Il est primordial pour nous de prendre du recul pour considérer toutes les conséquences de notre travail, conséquences attendues mais aussi conséquences induites et d’introduire le moins de biais possible. La technologie n’est pas neutre et son impact dépend de la manière dont nous l’appréhendons. Nous voulons en faire une force au service de l’accompagnement des personnes en perte d’autonomie et ancrer l’humain au cœur de notre outil.