Depuis sa création, Alenvi s’est donné pour mission de revaloriser le métier d’auxiliaire de vie. Pour y parvenir, nous nous sommes inspirés du modèle Buurtzorg, et avons créé un service d’aide à domicile autour du concept d’auxiliaires d’envie organisées en équipes autonomes. Notre modèle s'appuie alors sur des outils numériques qui facilitent la coordination, la formation en continu des auxiliaires d’envie, la logistique et la gestion administrative d’une structure.

Une messagerie instantanée : l'outil pour mieux communiquer en interne entre auxiliaires

Chez Alenvi, les auxiliaires d’envie se réunissent par équipe a minima une fois tous les 15 jours. Mais dans leur quotidien, ils peuvent communiquer grâce à une messagerie instantanée. Grâce à cet outil, les auxiliaires peuvent échanger en continu avec leurs collègues. Ils sont intégrés dans 3 groupes de discussions différents : un pour organiser les remplacements inter-équipes, un propre à chaque équipe pour partager leurs bons moments, leurs difficultés ou encore pour se coordonner. Enfin, ils sont aussi intégrés dans un groupe réunissant toute l’équipe d’Alenvi qui favorise la cohésion de groupe.

"Ces groupes sont très fluides. Ils permettent de communiquer rapidement. Ils sont un réel moyen de cohésion et de soutien entre auxiliaires et avec toute l’équipe." Priscilla, auxiliaire d’envie

L’utilisation de la messagerie instantanée complète l’usage du cahier de liaison, laissé chez le bénéficiaire où chaque auxiliaire note après son passage le résumé de sa visite et les éléments importants pour la prochaine visite. Chez Alenvi, le retour sur la visite chez le bénéficiaire est laissé sur la messagerie d’équipe : il permet aux autres auxiliaires de réagir et d’instaurer un vrai échange quand il y a besoin. Cette discussion à l’avantage de pouvoir se faire à tout moment et n’importe où.
Depuis le début de la crise du coronavirus et notamment pendant le confinement, cet outil s’est avéré très utile. Ne pouvant plus se réunir en physique autant qu'avant, les auxiliaires ont pu échanger sur leur quotidien, se soutenir et garder contact.
Cependant, cette messagerie instantanée comporte certaines limites. D’une part, l’utilisation de la messagerie personnelle entraîne parfois les auxiliaires d’envie à continuer la discussion même en soirée ou pendant leurs jours de repos. Pour Priscilla, il faut s’adapter à ce mode de fonctionnement mais elle indique avoir su trouver son rythme en s’imposant de ne pas regarder tout le temps ses messages. D’autre part, le flot de messages est parfois conséquent et les informations importantes peuvent y être noyées. Pour les coachs, il est aussi important de veiller à ce qu’aucun conflit ne soit réglé directement sur la messagerie mais en dialoguant. L’idéal serait alors de développer une messagerie instantanée professionnelle, spécialement conçue pour les besoins de l’aide à domicile.

Une application mobile : l'outil pour que les auxiliaires se forment en continu

Toujours dans le but de valoriser le métier d’auxiliaire de vie, nous sommes conscients du réel savoir-faire que demande cette profession, c’est pourquoi nous proposons de former en continu les auxiliaires d’envie. Grâce à une plateforme d’e-learning accessible sur smartphone, nous proposons plusieurs formations ludiques. Pour rendre l’apprentissage plus dynamique, les formations intègrent des images, des quizz et peu de texte. Dès l’intégration d’un auxiliaire dans notre structure, il a accès à la plateforme. Il peut alors commencer avec une présentation du fonctionnement de l’agence d’aide à domicile avant de débuter les formations liées à leur profession.

"On se forme quand on veut, dans les transports ou autres, c’est à portée de main." Priscilla, auxiliaire d’envie

Bien évidemment, les formations en ligne ne remplacent pas les formations en présentiel : elles les complètent et permettent aux auxiliaires de se former en autonomie, à leur rythme. Les heures passées sur la plateforme peuvent être comptabilisées et rémunérées en heures internes pour les auxiliaires d’envie.
L’objectif de ces formations est de contribuer à la professionnalisation des métiers du prendre soin. En effet, en permettant aux professionnels de monter en compétence, ils peuvent mieux exercer leur métier et avoir les outils pour devenir acteurs de leur évolution professionnelle. Grâce à l’e-learning, ils peuvent se former à l’essentiel sur les gestes métiers (aide à la toilette, nutrition, gestes et postures, etc.) et aussi sur la dimension humaine du métier (lutte contre la maltraitance, éthique du métier, lutte contre l'isolement, fin de vie / gestion du deuil, etc.).
Aujourd’hui, Compani, l’organisme de formation d’Alenvi développe sa propre application mobile afin de proposer ces formations gratuitement à tous les auxiliaires de vie. L’application permettra aussi de développer un accompagnement personnalisé avec les structures partenaires.

Un ERP : l'outil spécialement conçu pour les structures d’aide à domicile et leurs auxiliaires

Un ERP, de l’anglais « Enterprise Ressource Planning » est un progiciel de gestion intégré (PGI). C’est en fait un outil informatique qui permet de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise pour en simplifier la logistique.
À sa création, Alenvi utilisait un ERP classique mais celui-ci n’était pas adapté à une structure d’aide à domicile où les auxiliaires d’envie travaillent en autonomie. C’est alors que nous avons développé notre propre ERP sous le nom de Compani. Il s’agit d’un outil collaboratif qui permet à tous les collaborateurs d’une même structure d’accéder facilement à leur planning et de le modifier directement depuis leur smartphone. Un flux de suivi des modifications permet à chacun de voir qui a effectué les modifications sur le planning et donc de garder une totale transparence.

"C’est super ! Tout se fait directement sur téléphone. Le téléphone devient un outil de travail." Priscilla, auxiliaire d’envie

Par ailleurs, cet ERP permet aussi de fournir des indicateurs précieux. Il intègre par exemple un compteur d’heures qui calcule le volume horaire devant être travaillé par chaque auxiliaire (en fonction de son contrat, ses congés et les jours fériés) et le nombre d’heures réellement planifiées sur le planning pour un mois donné. En plus d’avoir un suivi en temps réel de l’activité, cet indicateur permet d’investir encore davantage les professionnels dans l’activité.

Compani digitalise les processus administratifs fastidieux. Après que l’auxiliaire a indiqué toutes ses informations sur la plateforme, Compani va directement créer un contrat de travail qui sera envoyé et signé en ligne. Chaque mois, les auxiliaires pourront télécharger leur bulletin de salaire directement sur l’ERP. Dans leur quotidien, les auxiliaires d’envie peuvent accéder à des informations pratiques, comme les coordonnées de leurs collègues. Il y a aussi des fiches bénéficiaires qui rassemblent des informations pratiques comme les coordonnées du bénéficiaire ou encore des informations sur l’aidant. Enfin, au moindre bug technique, l’utilisateur peut le signaler depuis son téléphone. Les informations renseignées seront ensuite envoyées aux développeurs qui pourront corriger le problème.

Chez Alenvi, l’utilisation de la technologie facilite au quotidien l’organisation entre les auxiliaires d’envie. Aujourd’hui, nous souhaitons encore optimiser l’usage de ces outils pour imaginer l’accompagnement de demain.