Bien que les équipes autonomes s’inspirent d’une philosophie commune, elles se déclinent de manière unique au sein de la structure dans laquelle elles prennent vie.

Nous avons demandé à Marie-Pierre Tricart, auxiliaire de vie (All Services Limoges) et à Mylène Ferrandon, aide-ménagère (AXEO Gradignan), accompagnées par Pascale Martin et Laurie Gourdon, leurs coachs d'équipes, de lever le voile sur la création et le fonctionnement des équipes au sein de leurs structures d’aide à domicile !

Découvrons : ‍‍

1. La mise en place des équipes autonomes dans ces deux structures d'aide à domicile
2. Les réunions d'équipes
3. Les différents rôles entre des membres de l'équipe
4. La gestion du planning
5. La posture et les missions du coach d'équipe (anciennement responsable de secteur)

‍*Ces témoignages ont été recueillis lors du webinaire "Les différents rôles dans une équipe autonome" animé par Mélissa Ikpé accessible en entier ici

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1. La mise en place des équipes autonomes dans ces deux structures

L'agence d'AXEO Services de Gradignan Bordeaux Sud propose différents services à domicile tels que le ménage, la garde d'enfants, l'assistance aux personnes âgées et handicapées.  La première équipe autonome  a été créée il y a deux ans. L’agence en compte aujourd’hui quatre composées chacune de huit membres par équipe.

“Je travaille chez Axeo Services à Gradignan depuis 7 ans en tant que responsable de secteur puis coach d’équipes. La première équipe autonome a été créée il y a deux ans. (Pascal Martin)

"Je suis aide-ménagère et je fais aussi des gardes d’enfants depuis 12 ans. Je fais partie de la première équipe autonome depuis 2 ans." (Mylène Ferrandon)

De son côté, l'agence All Services Limoges propose également des services pour améliorer la qualité de vie des personnes âgées, du ménage et jardinage. La première équipe autonome a également été créée il y a deux ans mais uniquement parmi les auxiliaires de vie.

"Je suis responsable de secteur chez All Services Limoges. On a 3 équipes de 5 intervenantes et une équipe de 4." (Laurie Gourdon)

"Je suis auxiliaire de vie, depuis 4 ans et ça fait 2 ans en équipes autonomes." (Marie-Pierre Tricart)

Comment avez-vu constitué les équipes ?

"Au début on ne savait pas trop comment partir. Nous avons essayé sur des équipes week-end. Nous avons fait des groupes de travail, où les auxiliaires se sont rencontrées. On s’est dit que ce qu’on veut c’est que le bénéficiaires restent au centre de nos priorités. Les équipes se sont créées assez facilement. Nous avons pris des post-it et nous avons collé : les bénéficiaires / les intervenantes. Pas de sectorisation pour nous car cela faisait trop de changement et pas d’équipe par affinité. On se s’entend pas avec tout le monde mais on peut travailler en bonne intelligence et avec bienveillance". (Laurie Gourdon)

"Aujourd’hui les équipes autonomes sont par secteur. Il y a des équipes sur le secteur de la dépendance et sur le secteur de la partie ménage pour les particuliers et pour les professionnels". (Pascale Gourdon)

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2. Les réunions d'équipes

À quelle fréquence vous retrouvez-vous avec votre équipe ?

"Pour la partie ménage pour les réunions d’équipe nous nous retrouvions au début tous les 15 jours puis cela est passé à une fois par mois avec des réunions de 1h30. Pour la partie dépendance les réunions sont tous les 15 jours et sur le professionnel c’est une fois par trimestre."  (Mylène Ferrandon)

"Nous nous retrouvons une fois toutes les deux semaines par les réunions d'auxiliaires de vie." (Marie-Pierre Tricart)

Comment se déroule une réunion d'équipe ?

"On commence toujours par une petite météo pour voir l’humeur de chacune. On fait une point si on a eu des top et des flop dans le mois et c’est tant mieux quand il n’y a pas de flops c’est que tout va bien. Si on a eu des formations avant on fait un retour sur ces formations. Cela dépend des réunions, on fait le point sur les congés, animations sur des gestes et postures qu'on doit adopter". (Mylène Ferrandon)

"Ce qui est obligatoire c’est un ordre du jour 4 jours en avance, un compte rendu dans la foulée et en dessous d’un certain nombre de participantes de l’équipe on décale la réunion.  Une personne a le rôle animation de réunion par équipe et il tourne dans l’équipe. Il y a des sujets obligatoires avec un temps d’inclusion puis les sujets qui reviennent souvent tels que les tops et les flops, les trucs et astuces, les congés. Puis il y a des sujets libres par exemple l’écologie". (Pascale Martin)

"La principale différence entre une réunion d'équipe d'aides-ménagères et une réunion d'auxiliaires de vie est la place des bénéficiaires." (Marie Pierre Tricart)

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3. Les différents rôles des membre de l’équipe

Quels sont les rôles au sein d'une équipe ?

"Le rôle planning, le rôle sécurité, le rôle organisation de réunions,  le rôle visites qualité, le rôle recrutement." (Mylène Ferrandon)

"Planning, recrutement, accompagnement des nouveaux, visites à domicile, activités telles que le jardinage". (Marie-Pierre Tricart)

‍Comment les rôles sont-ils créés et répartis entre les membres d'une équipe ?

"Au niveau du planning même si tout le monde n’a pas ce rôle, je pars du principe que tout le monde doit venir voir comment fonctionne le logiciel, avoir une idée de comment ça se passe. Après ca dépend vraiment des envie. On n’oblige personne, c’est sur la base du volontariat. Les rôles sont définis selon leur envie et les besoins des bénéficiaires." (Laurie Goudon)

"Vous croisez les besoins des bénéficiaires avec les appétences et les envies des auxiliaires de vie et des rôles vont naturellement émerger“. (Mélissa Ikpé)

Comment les rôles sont-ils valorisés dans le salaire des professionnels ? 

“Les rôles sont valorisés à 25% sur le temps supplémentaire pour les actions qu'elles mènent en autonomie telles que : le recrutement, les job dating, le planning. C’est ce qu’on appelle du temps administratif majoré : comme un dimanche”. (Laurie Gourdon)

"Chez nous ce n’est pas majoré par contre tout le temps passé sur l’administratif est payé et idem pour les réunions qui sont payées. (Pascale Martin)

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4. La gestion du planning

"Au début quand j’ai choisi ce rôle c’est Pascale qui m’a formée sur le logiciel Ximi. On a un ordinateur portable par équipe, on peut même faire les planning depuis chez nous, nous ne sommes pas obligées de venir à l’agence. Je gère tout ce qui est annulation de prestations, déplacement de prestations. Je gère quand il faut faire des remplacements sur des congés, des clients qui annulent, préciser pourquoi ils annulent. Sur un groupe whatsapp, les filles me transmettent quand il y a des modifications à faire. Tous les membres de l’équipe ont été formés sur Ximi, elles sont toutes capable d’annuler ou modifier une prestation. Dès que c’est plus complexe c’est la référente planning qui s’en charge". (Mylène Ferrandon)

"On communique avec la messagerie Signal. La personne qui ne peut pas assurer son service, va prévenir les autres sur signal et va nous envoyer une photo de son planning. On s’arrange entre nous et si on n’y arrive pas, la coach repasse derrière. La coach fait partie de la messagerie. Chez All Services Limoges, l’ordinateur est à l’agence. Quand il y a des remplacements de dernières minutes, la coach le modifie de chez elle pour que cela apparaisse sur nos téléphones." (Marie-Pierre Tricart)

"Chaque équipe a son groupe Whatsapp ou Signal et il y a aussi une équipe collective avec toutes les intervenantes. Car s’il n’y a personne sur une équipe, on demande aux autres équipes. Les équipes sont interconnectées. Ce n’est pas parce qu’on est en équipe qu’on est coupé des autres de la structure”. (Laurie Gourdon)

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5. Le posture et les missions du coach d'équipes (anciennement responsable de secteur)

Qu’est-ce qui a changé dans ton poste et comment se répartit ton temps de travail aujourd’hui ? 

"On a vraiment trouvé une cohésion. Le bureau est ouvert. Il n’y a plus cette barrière. Les intervenantes viennent quand elles veulent. Je ne suis plus toute seule avec le problème que les intervenantes ont ramené du terrain. On le partage ensemble. Il y a une confiance qui s’est installée et j'ai plus de temps pour avoir une écoute active. Je n’arrive plus le matin avec la boule au ventre". (Laurie Gourdon)

"C’est un vrai gagne-temps parce que je fais plus de qualité, je passe plus de temps avec mes équipes et j’ai plus de temps pour faire la partie commerciale." (Pascale Martin)

"Ca m’a libéré beaucoup de temps, car elles se gèrent elles-mêmes. Chez nous les arrêts maladie ont était divisés par dix. Je ne commence plus tous les matins à 7h avec tous les soucis que j’avais avant et les 20 arrêts maladie que j’avais dans la semaine." (Laurie Gourdon)

‍Des conseils à donner à des futurs coachs d'équipes ? 

“La seule difficulté est de se dire : je lâche assez le bride pour qu’elles puissent évoluer correctement en équipes autonomes et je garde un peu pour les aider à continuer d’avancer. Ce projet est basé sur la CONFIANCE… chacun est CO-RESPONSABLE.” (Pascale Martin)

"Il faut être en capacité de lâcher prise. De se dire : ce ne sont plus mes plannings, mes bénéficiaires, il n’y a pas que moi qui sait faire. Il faut faire confiance aux personnes de terrain. Et Il faut prendre le temps de se former” (Laurie Gourdon)

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Cliquez ici pour accéder au replay du webinaire "Les différents rôles dans une équipe autonome"

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